Предназначенные для использования за границей документы, составленные официальными органами Российской Федерации, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются Россия и государство, на территории которого эти документы будут использоваться. 

Легализация российских документов для использования за границей обычно осуществляется по следующей схеме: 

  1. Нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык. 
  2. Министерство юстиции Российской Федерации (Москва, Б.Каретный пер., 10; тел. 209-62-71) свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса. 
  3. Консульский Департамент МИД России (Москва, 1-ый Неопалимовский переулок, 12; тел. (499) 244-37-97, (499) 244-45-81; официальный сайт – www.kdmid.ru) свидетельствует подлинность печати и подписи сотрудника Министерства юстиции. 
  4. После легализации в КД МИД России документы легализуются в консульстве того государства, где они будут использоваться. При этом иностранный консул подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника ДКС МИД России.
    Если легализация в иностранном консульстве обусловлена представлением перевода документа с русского языка на иностранный язык, документ может быть легализован в КД МИД России одновременно с его переводом. 

Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях. Исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в КД МИД России в подлинниках. 

Документы об образовании, выданные до 1996 года, легализуются в нотариально заверенных копиях. В копиях могут быть также легализованы документы об образовании, выданные на территории бывших союзных республик до декабря 1991 года. 

Трудовые книжки, военные билеты и удостоверения личности не подлежат вывозу и пересылке за границу и в установленном порядке на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимаются.

Документы, исходящие от российских юридических лиц, подлежат легализации при условии их государственной регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например, устав акционерного общества легализуется в нотариально удостоверенной копии при условии, что данный документ зарегистрирован в российском государственном органе и на нем имеются соответствующие отметки и печати о регистрации. Сертификат происхождения продукции может быть легализован в нотариально удостоверенной копии, если он выдан уполномоченным на то государственным органом, но не самим производителем на собственную продукцию. 

За совершение легализации в КД МИД России взимается государственная пошлина и сборы в счет возмещения фактических расходов. 

Срок рассмотрения документов, представляемых на легализацию, составляет пять дней с момента подачи полного пакета документов. 

Иностранные документы, предназначенные для использования в Российской Федерации, легализуются в российских консульствах за границей после легализации их в Министерстве иностранных дел либо ином уполномоченном на то официальном учреждении государства происхождения документа в порядке, предусмотренном законодательством этого государства. 

Документы, составленные или надлежащим образом заверенные консульствами иностранных государств на территории Российской Федерации, легализуются в КД МИД России. 

В загранучреждение для исполнения государственной функции заявитель должен представить:

  1. Заявление (бланк заявления вы можете скачать в правой части страницы). 
  2. Документ, удостоверяющий личность, а для юридических лиц - и доверенность на представление интересов юридического лица. 
  3. Документ, выданный при участии официальных органов власти иностранного государства и предназначенный для использования в Российской Федерации.
  4. Документ, подтверждающий оплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов. 

К документам, представляемым для исполнения государственной функции, предъявляются следующие требования: 

  1. Документы должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать); 
  2. Должны быть совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные неоговорённые исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, - отчетливыми; 
  3. В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. 

Полный текст Административного регламента исполнения государственной функции по консульской легализации документов, утвержденным приказом МИД России от 18 июня 2012 г. N 9470.