Истребование документов
Граждане Российской Федерации, лица без гражданства и иностранные граждане вправе обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации за границей для истребования составленных в отношении них документов. В тех случаях, когда нужный гражданину документ находится на территории России, применяется следующий порядок его истребования.
Лицам, проживающим на территории штатов Новый Южный Уэльс, Квинсленд, Южная Австралия, Виктория, Западная Австралия и Тасмания необходимо обратиться в Генеральное консульство России в Сиднее лично либо посредством почтовой связи (перед этим желательно согласовать отправку по электронной почте - sydney@mid.ru).
Прием ведется по предварительной записи.
Консульский сбор за истребование документа из России взымается согласно консульскому тарифу (П.5).
Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов из Российской Федерации, как правило, не превышает 4-х месяцев со дня регистрации в МИД России, Минюсте России всех надлежаще оформленных документов
Заинтересованное лицо обращается в дипломатическое представительство или консульское учреждение в государстве своего пребывания и заполняет два экземпляра анкеты установленной формы на русском языке на каждый истребуемый документ, а также оплачивает соответствующий консульский сбор согласно консульскому тарифу (П.5). Оплата может быть произведена кредитной/дебетовой картой (в случае обращения в личном порядке), в виде банковского чека (bank cheque) или денежного перевода (Money Order), выписанных на имя Consulate-General of Russia.
В случае личной явки на прием в территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС и консульское учреждение заявитель представляет следующие документы:
1) документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
2) заявление об истребовании документа. Заполняется только на русском языке (включая адрес проживания). Если Вам необходимо проставить на истребуемый документ апостиль - в пункте №4 помимо основной информации указываете "Прошу легализовать полученный документ путём проставления апостиля". Заявление распечатывается в двух экземплярах, обязательно двусторонняя печать. Рекомендуем иметь данное заявление на флеш-карте для возможности его редактирования в ходе приема;
3) квитанцию об уплате государственной пошлины или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов согласно указанному тарифу;
4) документ (предъявляется), подтверждающий родство или представительство (при истребовании документа лицами, указанными в подпунктах 2 и 3 пункта 2 Административного регламента);
5) доверенность, удостоверенную в установленном порядке (при истребовании документа лицом, указанным в подпункте 4 пункта 2 Административного регламента).
- оплаченный конверт с обратным адресом для получения справки по почте (рекомендуется «RegisteredPost» или «ExpressPost»)
Оформленный запрос направляется дипломатическим представительством (консульским учреждением) через Консульский департамент МИД России в соответствующие учреждения на территории Российской Федерации. После завершения поиска российские учреждения через Консульский департамент МИД России возвращают в дипломатическое представительство (консульское учреждение) истребованные документы. В тех случаях, когда разыскать документ не представляется возможным, архивное учреждение сообщает об этом заявителю также через Консульский департамент МИД России.
Не подлежат истребованию, пересылке или вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы Российской Федерации для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации и учреждения по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже трудовой деятельности и прохождении военной службы.
Не могут быть истребованы также повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.
Повторные свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния могут быть истребованы:
- лицами, гражданское состояние которых они удостоверяют;
- родителями (лицами, их заменяющими) или органами опеки и попечительства на детей до 18 лет;
- родственниками умершего;
- иными лицами в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение таких свидетельств.
Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.
Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.
Практика свидетельствует, что осуществление запросов об истребовании из Российской Федерации документов об образовании (аттестатов, дипломов и выписок из них) осуществляется значительно эффективнее при личном обращении заинтересованных лиц непосредственно в учебные заведения. Необходимым условием является возмещение всех расходов, связанных с поиском личного дела в архивах, изготовлением дубликата документа, его заверением и пересылкой заявителю.
В зависимости от категории запроса об истребовании документов их исполнение в Российской Федерации осуществляют следующие органы:
- Федеральное архивное агентство Российской Федерации и подведомственные ей федеральные архивы и архивные учреждения субъектов Федерации;
- Министерство обороны Российской Федерации;
- Министерство внутренних дел Российской Федерации;
- Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
- Министерство образования и науки Российской Федерации;
- Министерство юстиции Российской Федерации (органы ЗАГС);
- Центр розыска и информации Российского Общества Красного Креста.
Проживающие в России граждане Российской Федерации по вопросам истребования документов из других государств могут обращаться в Консульский департамент МИД России и представительства МИД России в субъектах Федерации.
При этом процедура оформления запроса, размер консульского сбора и сроки исполнения запроса зависят от полноты исходных данных и требований законодательства государства происхождения документа. Следует иметь в виду, что для истребования документов из-за границы требуется довольно длительное время.